Durante este articulo vamos a intentar aclarar a todos los autónomos que se encuentran encuadrados en el régimen de estimación directa ya sea en su modalidad normal o en simplificada.
Hablaremos sobre los requisitos, características, criterios para 2019 y también expondremos una relación de los gastos que Hacienda contempla como deducibles para los autónomos.
1. Como saber si un gasto es deducible
Fiscalmente se puede considerar que un gasto es deducible cuando es imprescindible para el desempeño de la actividad profesional o empresarial, además es necesario que se haya devengado, este contabilizado correctamente y debemos poder justificarlo (habitualmente mediante la factura).
Pero no todo queda ahí, Hacienda establece tres requisitos para que un gasto se pueda considerar como deducible:
- El gasto debe estar vinculado a la actividad económica desarrollada por el autónomo, es decir, deben ser gastos que estén afectos a la misma.
- El gasto debe estar correctamente justificado, es decir, se ha de contar con una factura.
- El gasto debe quedar reflejado en los registros contables.
Es muy importante cumplir con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, pero de los tres requisitos nombrados el más característico es el primero, ya que tal y como veremos más adelante hay determinados gastos en los que se deberá demostrar que pertenecen a la actividad y no a la vida privada. Durante los últimos años Hacienda ha incrementado el nivel de exigencia a la hora de considerar si el gasto corresponde a la actividad económica o por el contrario no corresponde a la actividad.
Sabiendo esto es conveniente llevar un buen registro de los gastos para que en el caso de tener una inspección podamos demostrar que todo se está realizando correctamente.
En midespachoprofesional.com sabemos que es un fastidio tener que estar pidiendo factura cada vez que vas a comer a un restaurante, al pagar un taxi, etc. pero con ello te ahorraras muchos problemas.
2. Gastos Deducibles más habituales
Te nombramos los gastos más comunes en los negocios que debes tener en cuenta si eres autónomo.
- Consumos de explotación: en esta categoría se incluye todo lo necesario para el desarrollo de la actividad, es decir, compra de materias primas, compra de mercaderías, material de oficina, elementos y conjuntos incorporables.
- Sueldos y Salarios: en esta categoría se consideran los pagos a trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas, gastos de viaje, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones. También se incluyen cursos de formación, seguros de accidentes de personal y contribuciones a planes de pensiones, también se incluyen otros gastos de personal como los gastos de formación y indemnizaciones por rescisión de contrato.
- Seguridad Social a cargo de la empresa: en esta categoría se incluyen las cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores, así como las correspondientes al empresario autónomo. En cuanto a lo referido a las aportaciones a mutualidades de previsión social, a raíz de la reforma fiscal (enero 2015) se considera deducible el 50% de la aportación por contingencias comunes. Hasta esta fecha solo eran deducibles las aportaciones de los profesionales autónomos no integrados en RETA que tengan la alternativa legal de cotizar a una mutua, con un máximo de 4500 euros anuales.
- Arrendamientos y cánones: dentro de esta categoría se incluyen alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de leasing (arrendamiento financiero) que no tenga por objeto terrenos, solares y otros activos no amortizables.
- Reparación y conservación: se incluyen todos los gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales excepto aquellos que supongan una ampliación o mejora, ya que son considerados como inversiones amortizables a varios años.
- Servicios de Profesionales Independientes: se incluyen honorarios de Asesoría, abogados, auditores, notarios, así como otras comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.
- Otros servicios exteriores: aquí se incluyen gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua, telefonía y gastos de oficina no incluidos en conceptos anteriores.
- Tributos fiscalmente deducibles: aunque parezca una broma existen tributos fiscalmente deducibles en el IRPF, entre ellos se encuentran el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI), el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. Eso sí, no son deducibles ni las sanciones, ni los recargos de apremio o por presentar las declaraciones de Hacienda fuera de plazo.
- IVA Soportado: en este apartado debemos tener especial cuidado, el IVA Soportado solo es deducible cuando no lo podemos desgravar a través del modelo 303 de la declaración de IVA, es decir, cuando no tenemos derecho a deducir las cuotas de IVA Soportado. Esto les puede ocurrir a autónomos que realicen actividades exentas de IVA (medicina) y en actividades acogidas a regímenes especiales d (Régimen Especial de Recargo de Equivalencia y Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca).
- Gastos financieros: se incluyen intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos comerciales, recargos de aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluyen los que derivan del uso de capital propio.
- Amortizaciones: se incluye el importe del deterioro de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Se calcula según los criterios marcados en el Impuesto de Sociedades. Este gasto puede conllevar una mayor complejidad en Estimación Directa Normal al existir supuesto de libertad de amortización.
Cuando nos encontramos encuadrados en Estimación Directa Simplificada, las amortizaciones las tendremos que calcular linealmente de acuerdo con la tabla de amortizaciones simplificada.
Para empresas de reducida dimensión del Impuesto de Sociedades se pueden aplicar los beneficios fiscales de amortización acelerada.
- Perdidas por deterioro de valor de elementos patrimoniales: serán deducibles las perdidas por deterioro de los créditos derivados por insolvencia de los deudores (no deben estar respaldados por seguros, avales, etc.).
- Otros Gastos Deducibles: cuotas a asociaciones empresariales, gastos de asistencia (congresos, cursos, conferencias), suscripción a revistas profesionales, primas de seguros por enfermedad satisfechas por el autónomo para él, cónyuge o hijo menor de 25 que conviva en el domicilio familiar (máximo 500 euros por persona).
- Gastos de difícil justificación: los empresarios o profesionales que estén en estimación directa simplificada deben limitarse a la cuantía de deducciones por estos conceptos a un 5% del importe del rendimiento neto con un límite a deducir de 2000€.
- Los autónomos que tributen en Estimación Directa Normal pueden desgravar las facturas no cobradas o gastos asociados a devolución de ventas.
Que Gastos son Deducibles tras la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo
Tras la nueva Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo se incluyeron dos nuevas deducciones en el IRPF. Los autónomos que no hayan tenido la obligación de presentar en el ejercicio 2018 el modelo 130 de IRPF trimestral, se podrán aplicar estas deducciones en la campaña de Renta del 2018, la cual se emplaza entre abril y junio de 2019.
- Deducción de Gastos de Suministros domésticos: si eres autónomo y trabajas desde casa y esta situación se notificó mediante declaración censal (modelo 036 o 037) a Hacienda, tendrás la posibilidad de deducir como gastos de actividad económica parte de los gastos de suministros de la vivienda (luz, agua, teléfono, Internet) en un porcentaje del 30% sobre la proporción de la vivienda destinada a la actividad.
Es decir, si un autónomo tiene una casa de 120m² y utiliza una habitación de 20m² para desarrollar su actividad, entonces podrá deducirse el 30% del 16,67% [((20/120)*100)*0,3], tan solo el 5% del total de la factura.
- Gastos por dietas y manutención: se establece un gasto máximo de 26,67 Euros diarios, los cuales se elevan a 48,08 Euros diarios di el trabajo se realiza en el extranjero (si se pernocta las cifras se incrementan a 53,34 Euros diarios en España u a 91,35 Euros diarios en el extranjero). Eso sí, para la deducibilidad de estos gastos se deberán cumplir algunos requisitos:
- El gasto debe ser debido a la actividad económica
- Se debe realizar en establecimientos de hostelería y restauración
- Se debe pagar por medios electrónicos
- Se debe disponer de la correspondiente factura
- No se admiten la deducción de la dieta si el gasto se realiza en el municipio en donde se desarrolla la actividad
En midespachoprofesional.com os recomendamos que solo deduzcáis el gasto si cumplís con todos los requisitos ya que, Hacienda anuncio que incrementaría la vigilancia sobre este tipo de gastos.
3. Funcionamiento de los Gastos Deducibles
Hay ciertas partidas de gasto habituales que generan cierta duda en cuanto al grado de afectación. Esto se debe a que Hacienda a incrementado su nivel de exigencia a la hora de justificarlos.
En este apartado os vamos a dar algunos consejos para no tener problemas con Hacienda. ¿Pero, cuáles son esos gastos?, pues bien, los gastos deducibles que os comentamos son los siguientes:
Local donde se desarrolla la actividad
Aquí lo único que debemos hacer es notificar a Hacienda todos los datos correspondientes al local cuando se cumplimenta el modelo 036 o 037 para realizar el alta en censos, o si te trasladas a un nuevo local deberás realizar una comunicación mediante los modelos nombrados en el momento de trasladarte a tu nuevo local u oficina. Todos los gastos asociados al local serán desgravables (alquiler, luz, agua, teléfono, reforma, gastos asociados a hipoteca, seguros o en caso de haberlo comprado la inversión podrá ser amortizada.
Los problemas para la justificación de este gasto vienen cuando la actividad la desarrollamos en casa. Cuando se empieza el trabajo como trabajador autónomo, muchos optan por aprovechas una habitación vacía de casa y así conseguir ahorrar dinero, en este caso tendríamos que notificar a Hacienda igual que en el caso anterior, pero indicando el porcentaje del domicilio que utilizaremos para la actividad, si no se quiere tener problemas con Hacienda lo normal es que el porcentaje de afectación se encuentre entre el 15% y el 50% como máximo.
En caso de estar alquilado tendremos que solicitar la diferenciación de dos facturas, una para el alquiler como vivienda y otra en proporción al alquiler para uso profesional. Esto se debe a que la parte profesional debe tener IVA. Este formato es poco habitual ya que es un fastidio para el propietario. Además, Hacienda está empezando a pedir contadores de agua y luz diferenciados para la parte privada y la parte profesional de la vivienda.
Teléfono
Solo podremos deducir el gasto en teléfono siempre y cuando se tengan dos líneas separadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Esta es la única forma de poder justificar la afectación del gasto a la actividad que desarrollas.
Vehículo
En cuanto al vehículo y sus gastos asociados hacienda solo admite íntegramente a efectos de IRPF en autónomos que se dediquen a las siguientes actividades:
- Transporte de viajeros
- Transporte de mercancías
- Enseñanza de conductores
- Actividades comerciales (taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes)
Para el resto no será deducible a efectos de IRPF y en el caso de IVA solo será deducible el 50%.
Viajes y Representación
En cuanto a este tipo de gastos (desplazamiento, estancias en hoteles, dietas) es importante saber que se debe acreditar el carácter profesional por lo que será complicado si se realizan a diario o en fin de semana.
Para este tipo de gastos que suelen ser tan controvertidos lo ideal es llevar un control preciso de los mismos. Por ejemplo, si hemos quedado a comer con un cliente sería interesante anotarlo en una agenda o anotar en la factura con quien tuviste la comida.
Vestuario
Este es uno de los gastos que más controversia genera, Hacienda solo admite como gasto deducible uniformes, ropa de protección y otras prendas con el anagrama de la empresa. Todo lo demás se excluye, aunque en el caso de los artistas hay una interpretación más flexible.
4. Gastos Deducibles sin necesidad de factura
Tal y como hemos venido comentando a lo largo del artículo, es muy importante contar con la factura correspondiente de cada gasto para su correcta justificación, pero con relación al IRPF la normativa referente a deducciones no es tan estricta como la del IVA. Hay una serie de gastos que no precisan de factura para su deducción en el IRPF.
- Salarios y seguros sociales
- Cuotas de autónomos
- Gastos contratos mercantiles (Traspaso de locales, escrituras constitución de una sociedad, fianza alquiler)
- Pólizas de seguros
- Impuestos y tasas municipales (IBI, basuras)
5.Gastos no Deducibles
Los siguientes gastos no tendrán la consideración de gastos deducibles:
- Multas y sanciones (incluido recargo por presentar fuera de plazo las declaraciones de la Agencia Tributaria
- Pérdidas de juego
- Donativos y liberalidades
- Gastos realizados con personas o entidades que residen en paraísos fiscales
- IVA Soportado que se pueda deducir en la declaración de IVA
